Jak pisać prostsze pisma urzędowe i w ten sposób lepiej i skuteczniej porozumiewać się z klientami? Na te pytania szukano odpowiedzi podczas szkolenia „Prosty i zrozumiały język w instytucjach publicznych”, które zorganizował Urząd Miasta w Jaśle dla ponad 100 urzędników ze wszystkich swoich instytucji miejskich.
Uczestnicy warsztatów uczyli się przygotowywać prostsze pisma urzędowe czy też stosować zasady prostego i zrozumiałego języka w codziennej pracy z klientami. – Język urzędniczy nie jest łatwy, a dokumenty zbyt zawiłe i niejednoznaczne dla klienta, dlatego chcielibyśmy wprowadzić tutaj pewne zmiany. Oczywiście musimy zachować prawne wymogi, jakie stawiają przed nami treści decyzji i postanowień, ale poza tym urzędowy język może być o wiele bardziej komunikatywny – mówi Ryszard Pabian, burmistrz Jasła.
W ramach realizowanych przez miasto działań powstaje program skutecznej komunikacji, czyli systemowy plan działania dla wszystkich miejskich instytucji, który uporządkuje między innymi komunikację. Instytucje będą sprawniej wymieniać się informacjami o podejmowanych działaniach i tworzyć komunikaty dostosowane do potrzeb swoich klientów.
Dodatkowo poprawione i ujednolicone zostaną treści stron internetowych oraz pism urzędowych, a zasady prostego języka zagoszczą na stałe w miejskich instytucjach.
– Mam nadzieję, że te zmiany będzie widać już niedługo i Państwo zauważą to nie tylko w kontaktach bezpośrednich z nami, czy też przez pisma, które będziemy do Was wysyłać, ale będzie to również widoczne poprzez elektroniczny system komunikacji, który został wprowadzony w urzędzie miasta – podkreśla Agata Koba, rzecznika urzędu miasta.
Wszystkie te działania realizowane są w ramach przedsięwzięcia „Kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego? – czyli stawiamy na zrozumiałą komunikację!”, które jest częścią projektu „Jasło – moje miasto, mój dom”. Zadanie finansowane jest ze środków Mechanizmu Finansowego EOG 2014-2021 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 oraz budżetu państwa.
